まず学ぼう：Officeを学校の課題に使う7つの基本
表計算・文書・発表を、目的に合わせて使い分ける力を育てます。
目安：読むだけ5分 / クイズ込み15分
1. 表計算は「マス目で整理する道具」
こんな場面アンケート結果をノートに書いたら、合計や比べ方が分かりにくくなりました。あとから人数を追加すると、どこを書き直したかも分からなくなりました。
表計算では、セルに数字や文字を入れて、並べる・計算する・比べることができます。大切なのは、最初に「何を1行にするか」「何を列の見出しにするか」を決めることです。
セル番地A1はA列の1行目、B5はB列の5行目です。列はアルファベット、行は数字で見ます。
入力の種類数字、文字、日付は扱われ方が違います。数字は右寄せ、文字は左寄せになることが多いです。
数式`=A1+B1` のように、`=` から始めると計算式として扱われます。
オートフィル1、2 と入れて下にドラッグすると、3、4、5 のような連続データが作られることがあります。
ミニ練習
「名前」「好きな教科」「人数」を表にするなら、どれを列の見出しにするとよいでしょう。
考え方：あとで並べ替えたり合計したりしたい項目を列にします。
2. よく使う操作はショートカットで速くする
こんな場面同じ表を何度もコピーするのに、メニューを探して時間がかかっています。
コピー、貼り付け、元に戻すなどは、キーボードでできるようになると作業が速くなります。Office系では、保存・印刷・検索・太字もよく使います。
編集コピー Ctrl+C、貼り付け Ctrl+V、切り取り Ctrl+X、全選択 Ctrl+A。
やり直し元に戻す Ctrl+Z、やり直し Ctrl+Y。
作業保存 Ctrl+S、印刷 Ctrl+P、検索 Ctrl+F、開く Ctrl+O。
見た目太字 Ctrl+B。使いすぎず、強調したい部分だけに使います。
ミニ練習
表の一部を間違って消しました。まず使うショートカットは何でしょう。
考え方：Ctrl+Z / Command+Z で元に戻せるか確認します。
3. SUMは「まとめて足す」関数
こんな場面1月から12月までの読書冊数を、電卓で一つずつ足しています。途中の数字を直したら、合計も手で直す必要が出てきました。
SUM関数を使うと、範囲を指定して合計できます。表計算の便利さは、数字を直したときに合計も自動で変わるところにあります。
連続した範囲`=SUM(B2:B13)` のように、`:（コロン）`で最初から最後までを指定します。
離れたセル`=SUM(A1,A3,A5)` のように、`,（カンマ）`で飛び飛びのセルを足せます。
行・列横方向は `=SUM(B1:H1)`、列全体は `=SUM(A:A)` のように考えます。
確認数字が文字として入っている、範囲がずれている、空のままなどで結果が思った通りにならないことがあります。
ミニ練習
B2からB13までを合計する式を書いてみましょう。
考え方：`=SUM(B2:B13)`。B2からB13までの連続したセルをまとめて足します。
4. IFは「条件で答えを変える」関数
こんな場面80点以上なら合格、そうでなければ再挑戦と表示したいです。
IF関数は、条件に合うかどうかで表示する内容を変えます。判定表やチェック表でよく使います。
3つの部分条件、条件が正しいときの答え、条件が違うときの答えを指定します。
比較`>=` は以上、`=` は等しい、`<>` は等しくない、という意味です。
組み合わせAND / OR は複数条件で使います。ANDは両方満たす、ORはいずれか満たす条件です。
空欄表示条件に合わないとき何も出したくない場合は、空の文字列を返す方法があります。
ミニ練習
「70点以上なら合格」としたいとき、条件になる部分はどこでしょう。
考え方：点数が入ったセルについて、`A1>=70` のような条件を作ります。
5. グラフは「比べたいこと」で選ぶ
こんな場面全部を円グラフにしたら、変化が分かりにくくなりました。
グラフは見た目で選ぶのではなく、何を伝えたいかで選びます。タイトル、軸ラベル、単位がないと、正しく読み取れません。
棒グラフ量を比べる。人数、冊数、売上などの比較に向きます。
折れ線グラフ変化を見る。気温や身長の推移など、時間で変わるものに向きます。
円グラフ割合を見る。合計が100%になる内訳に向き、変化や順位比較には向きません。
散布図2つの数の関係を見る。身長と体重の関係などに使います。
読みやすさ軸の文字が重なるときは向きや間隔を変え、単位や見出しを入れます。
見せ方棒グラフの軸を途中から始めると差が大きく見えすぎることがあります。
ミニ練習
1月から6月までの身長の変化を見せるなら、どのグラフが合いますか。
考え方：時間に沿った変化なので、折れ線グラフが合います。
6. 文書は「見出し」で読みやすくする
こんな場面レポートを書いたけれど、どこから読めばよいか分かりにくいと言われました。
文書作成では、タイトル、見出し、本文、箇条書きを使い分けると読みやすくなります。見出しは、ただ大きくするだけでなく、スタイルとして設定すると再利用しやすくなります。
構成タイトル、見出し、本文、箇条書き、表を役割で分けます。
読みやすさ余白、行間、段落間隔をそろえ、色や太字は強調したい場所だけに使います。
ページ情報ヘッダーやフッターにはページ番号、日付、名前などを入れることがあります。
出典数字、画像、引用した文章は、どこから使ったかを残します。
共同編集役割、変更した理由、最新版を共有し、無断で消さないようにします。
情報量全部を詰め込まず、読む人に必要な情報を選びます。
ミニ練習
レポートに「調べたこと」「分かったこと」「感想」という見出しをつけると、何が読みやすくなりますか。
考え方：読む人が、どこに何が書かれているかすぐ分かります。
7. スライドは「1枚1メッセージ」
こんな場面1枚のスライドに文章を詰め込みすぎて、発表中に読んでもらえません。自分も読むことに集中して、聞いている人の顔を見られません。
スライドは、発表を助ける画面です。1枚に言いたいことを1つにし、文字を少なく、図や写真を効果的に使います。詳しい説明は、スライドに全部書くのではなく、自分の言葉で話します。
見出しそのスライドで一番伝えたいことを書く。結論は最初か早い段階で伝えます。
本文短い箇条書きにして、読み上げ原稿にしすぎない。小さすぎる文字は避けます。
見た目色は増やしすぎず、アニメーションは意味があるときだけ使います。
図と出典図や写真は理解を助けます。調べた数字や画像は、どこから使ったかを残します。
発表準備練習をして時間を確認し、質疑応答用の予備スライドを用意することもあります。
最後まとめ、聞いてほしい行動、参考元を分かりやすく残します。
文字を小さくして詰め込むより、スライドを分けたほうが伝わります。
授業のまとめ質問
次に発表スライドを作るとき、1枚目に何を伝えるか1文で書いてみましょう。
考え方：聞く人が最初に知るべき結論やテーマを、短く言い切ります。
